Layanan Sirkulasi

SELF SERVICE DAN SISTEM-SISTEM LAYANANNYA DI PERPUSTAKAAN STAIN KEDIRI

Oleh: Winda Syarifah Aini

Program Studi Ilmu Perpustakaan

Fakultas Ilmu Sosial

Universitas Islam Negeri Sumatera Utara

Abstrak
Pada perkembangan teknologi pada saat ini, beberapa perpustakaan mulai mengembangkan beberapa sistem untuk memperbaiki kekurangan dan kesulitan dalam pelayanan terutama pada pelayanan peminjaman, pengembalian dan perpanjangan. Sistem layanan yang diperoleh yaitu sistem self service atau biasa di sebut pelayanan mandiri bagi pemustaka. Sudah banyak perpustakaan perguruan tinggi yang telah menggunakan sistem tersebut, salah satunya ialah STAIN Kediri. Perpustakaan STAIN kediri kini telah menggunakan sistem self service dalam mencegah kesulitan dalam peminjaman, pengembalian serta perpanjangan di perpustakaan tersebut. Dengan adanya sistem ini, memudahkan petugas perpustakaan yang berada di bidang layanan sirkulasi tidak repot dalam mengembalikan, peminjaman dan perpanjangan buku oleh pemustaka, karena minimnya petugas layanan sirkulasi yang ada di sana. Artikel kali ini akan membahas lebih lanjut mengenai sistem-sistem layanan sorkulasi yang ada di STAIN Kediri.

Kata kunci: Perpustakaan, peminjaman, pemgembalian, self service, layanan sirkulasi

Pendahuluan
Layanan peminjaman mandiri adalah layanan peminjaman yang dilakukan sendiri oleh pemustaka. Peminjaman mandiri merupakan antarmuka peminjaman koleksi perpustakaan yang terkoneksi dengan database perpustakaan berbasis SLiMS sebagai pusat datanya. Tujuan layanan mandiri adalah untuk mengefektifkan layanan peminjaman di Perpustakaan STAIN Kediri yang memiliki petugas terbatas. Sebelumnya, transaksi peminjaman dilakukan oleh seorang petugas saja. Sering terjadi antrian panjang terutama ketika perpustakaan menjelang tutup atau istirahat. Sehingga diperlukan alternatif pelaksanaan transaksi peminjaman yang lebih efektif dan efisien.

Layanan mandiri dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemrograman lazarus freepascal dan mengambil data dari aplikasi senayan. Proses peminjaman dilakukan dengan melakukan verifikasi user akun pemustaka, verifikasi koleksi dan verifikasi peminjaman di database SLiMS. STAIN Kediri memiliki 2 software yaitu SLIMS dan SIMPus (Sistem Informasi Perpustakaan) yang berbasis CDS-ISIS dari Unesco. Senayan dilakukan dalam proses peminjaman, keanggotaan dan katalog sedangkan untuk pengembalian digunakan software Senayan dan juga SIMPus.

Senayan, atau lengkapnya Senayan Library Management System (SLiMS), adalah perangkat lunak sistem manajemen perpustakaan (library management system) sumber terbuka yang dilisensikan di bawah GPL v3. Aplikasi web yang dikembangkan oleh tim dari Pusat Informasi dan Humas Departemen Pendidikan Nasional Republik Indonesia ini dibangun dengan menggunakan PHP, basis data MySQL, dan pengontrol versi Git. Pada tahun 2009, Senayan memenangi INAICTA 2009 untuk kategori open source.

CDS/ISIS merupakan paket program (software) yang diperuntukkan bagi sistem temu-kembali informasi yang dibangun, dikelola, dan disebarkan oleh UNESCO. Program aplikasi ini pertama kali diluncurkan pada tahun 1985 dan sejak saat itu juga sudah lebih dari 20.000 lisensi atas CDS/ISIS ini dikeluarkan oleh UNESCO dan oleh sebuah jaringan distributor CDS/ISIS dunia. Secara khusus, CDS/ISIS sangat cocok untuk aplikasi bibliografis atau digunakan sebagai basis data katalog perpustakaan berukuran kecil maupun sedang.

Pembahasan

1. Layanan Peminjaman Mandiri di Perpustakaan STAIN Kediri

Layanan peminjaman mandiri adalah layanan peminjaman yang dilakukan sendiri oleh pemustaka. Peminjaman mandiri merupakan antarmuka peminjaman koleksi perpustakaan yang terkoneksi dengan database perpustakaan berbasis SLiMS sebagai pusat datanya. Tujuan layanan mandiri adalah untuk mengefektifkan layanan peminjaman di Perpustakaan STAIN Kediri yang memiliki petugas terbatas. Sebelumnya, transaksi peminjaman dilakukan oleh seorang petugas saja. Sering terjadi antrian panjang terutama ketika perpustakaan menjelang tutup atau istirahat. Sehingga diperlukan alternatif pelaksanaan transaksi peminjaman yang lebih efektif dan efisien.

2. Layanan Pengembalian di Perpustakaan STAIN Kediri

Sejak tahun 2004, Perpustakaan STAIN Kediri sudah menggunakan otomasi dalam kegiatan pelayanannya. Software yang digunakan pada saat itu adalah SIMPus (Sistem Informasi Perpustakaan) yang berbasis CDS-ISIS dari Unesco. Seiring dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan kapasitas simpan yang semakin besar, akhirnya mau tidak mau harus mencari solusi alternatif penggunaan software perpustakaan yang dapat mengakomodir kebutuhan perpustakaan.

Pada pertengahan tahun 2009, Perpustakaan STAIN Kediri resmi resmi bermigrasi dari SIMPus ke software Senayan (Sekarang SLiMS). Kendala pertama yang dialami pada saat itu adalah migrasi data yang sudah mencapai sekitar 7.000 judul buku dan sekitar 15.000 eksemplar. Akan sangat riskan apabila harus memulai dari awal proses inventarisasi koleksi. Belum lagi data transaksi dan data anggota yang jumlahnya mencapai ribuan. Namun demikian, mau tidak mau proses tersebut harus dijalankan agar terwujudnya pelayanan yang lebih baik. Tepatnya pada bulan Agustus 2009 digunakan 2 software secara berdampingan sebagai alternatif solusi proses migrasi database.

Senayan digunakan untuk proses peminjaman, keanggotaan dan katalog online, sedangkan untuk proses pengembalian menggunakan 2 sistem yaitu senayan dan SIMPus. Proses ini berjalan kurang lebih satu semester sampai dianggap peminjaman lama yang menggunakan aplikasi SIMPus sudah habis. Sehingga pada awal tahun 2010-an Perpustakaan STAIN Kediri resmi menggunakan Senayan versi 3 stable 7 dalam mengelola otoamsi perpustakaan.

Seiring dengan meningkatnya koleksi dan bertambahnya pemustaka (mahasiswa), perpustakaan STAIN Kediri dituntut untuk menyesuaikan diri dan mampu melayani secara maksimal. Pada tahun 2011, koleksi yang dimiliki Perpustakaan STAIN Kediri sekitar 15.000 judul dan sekitar 25.000 eksemplar. Jumlah mahasiswa sekitar 4.000 orang.

3. Sistem Pengamanan Security di Perpustakaan STAIN Kediri

Yang mutlak diperlukan dalam layanan peminjaman mandiri adalah keamanan akun bagi pemustaka. Didalam struktur tabel senayan sudah ada field khusus yang dapat digunakan sebagai penyimpan enkripsi password atau PIN. Setiap pemustaka mempunyai kewenangan untuk mengggunakan akunnya berdasarkan user ID dan PIN-nya. Penggunaan PIN ini tidak hanya menguntungkan pemustaka, tapi juga pihak perpustakaan. Ketika terjadi komplain atas pinjaman atau klaim atas konten peminjaman, maka pihak perpustakaan hanya melihat history peminjaman saja. Sehingga diharapkan tidak ada lagi komplain dari pemustaka atas peminjaman yang telah dilakukan karena pemustaka sendiri yang melakukan transaksi peminjaman.

4. Self Service di Perpustakaan STAIN Kediri

Peminjaman mandiri pada aplikasi antarmuka SLiMSDesktop merupakan aplikasi yang memungkinkan pengguna untuk melakukan transaksi peminjaman secara mandiri. Hal ini memudahkan dalam mengelola dan mempercepat proses transaksi. Tidak perlu melakukan antrian di counter peminjaman yang dilakukan oleh petugas karena sudah disediakan 5 (lima) unit komputer yang bisa dimanfaatkan untuk melakukan transaksi peminjaman mandiri. Dengan adanya peminjaman mandiri, antrian panjang di layanan peminjaman sudah tidak ada lagi.petugas juga bisa lebih leluasa dalam mengawasi buku yang keluar dari perpustakaan.peminjaman mandiri juga bisa dijadikan alternatif bagi perpustakaan yang mempunyai traksaksi peminjaman sangat tinggi. Untuk menjamin keamanan koleksi yang akan keluar harus melewati counter cek oleh petugas ataupundilakukan secara mandiri mandiri oleh pemustaka.akan lebih baik lagi jika peminjaman mandiri ini diintegrasikan dengan teknologi RFID. Integrasi dengan RFID belum pernah diujicobakan karena di STAIN Kediri belum sepenuhnya menggunakan RFID sebagai media pembaca kode transaksi. Sehingga perlu dilakukan penelitian lebih lanjut.

Penutup dan Kesimpulan
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia mandiri adalah dalam keadaan dapat berdiri sendiri; tidak bergantung pada orang lain. Jika digabung dengan kata layanan menjadi frase layanan mandiri maka dapat didefinisikan bahwa layanan mandiri adalah layanan yang dilakukan oleh dan untuk diri sendiri tanpa bantuan orang lain atau tidak tergantung pada orang lain. Layanan mandiri merupakan salah satu hasil dari perkembangan teknologi yaitu aplikasi teknologi pada bidang pelayanan jasa yang dikenal sebagai teknologi berbasis layanan mandiri (Self Service Technologies atau disingkat SST).

Daftar Pustaka
https://www.google.com/amp/s/docplayer.info/amp/36672429-Penerapan-peminjaman-mandiri-berbasis.html

https://www.google.com/url?sa=t&source=web&rct=j&url=http://repository.usu.ac.id/bitstream/handle/123456789/56484/Chapter%2520II.pdf%3Fsequence%3D4%26isAllowed%3Dy&ved=2ahUKEwiD2oWrtuDiAhVGinAKHcWoDoAQFjACegQIARAB&usg=AOvVaw0BMOA5P2VB0KklUctu5QWR